"Se hai un dipendente, ottieni un servizio di buste paga" è il consiglio che l'esperta finanziaria Rhonda Abrams ha dato ai lettori di "Inc." rivista nel 2010. Per quanto l'esternalizzazione di questo aspetto necessario della gestione di un'impresa sia allettante, comporta dei rischi. Prima di affidare la responsabilità della busta paga a un servizio esterno, soppesare i pro ei contro.
Pro: è un risparmio di tempo
L'esternalizzazione delle buste paga consente di risparmiare tempo lavorativo che altrimenti spenderebbe calcolando la retribuzione e le detrazioni e inviando gli assegni ai dipendenti e alle autorità fiscali. Anche i costi di stampa delle buste paga potrebbero essere ridotti. Alcune società di gestione degli stipendi offrono una funzione di ingresso/uscita per i dipendenti, in modo da risparmiare tempo anche nel calcolare quante ore sono dovute per ogni periodo di paga. Una società fornisce anche servizi come deposito diretto e buste paga online per alleviare ulteriormente l'onere del libro paga.
Pro: calcola accuratamente le tasse
I proprietari di piccole imprese sanno che le detrazioni coinvolte con il libro paga dei dipendenti possono essere complicate, tra cui le tasse statali e federali. Un'azienda del libro paga spesso è meglio attrezzata per calcolare queste detrazioni in modo accurato e coerente. L'azienda garantisce anche che le tasse vengano pagate in tempo. L'IRS penalizza spesso gli imprenditori per errori nelle tasse relative alle buste paga; uno su tre è interessato, secondo "Inc." rivista. Le sanzioni pecuniarie imposte possono costare più dell'importo dell'errore.
Contro: L'azienda sbagliata può produrre errori
Una società di buste paga che non si è mai occupata di aspetti unici del libro paga di un'azienda, come la sindacalizzazione e le mance per i dipendenti del ristorante, può introdurre errori nel libro paga inconsapevolmente e annullare gli errori può essere costoso e un mal di testa amministrativo. Una società di gestione delle paghe che non dispone di un'interfaccia che consenta alle aziende di inserire direttamente le ore dei propri dipendenti - e quindi richiede alla società di gestione delle paghe di inserire le informazioni - può introdurre errori nella retribuzione per semplice errore umano.
Contro: gli imprenditori in ultima analisi sono responsabili
Se una società non riesce a pagare le tasse dovute in tempo e in modo accurato, l'azienda è ancora responsabile di tali tasse. Anche se l'IRS perseguisse la società del libro paga per non aver consegnato correttamente il denaro delle tasse, l'attività potrebbe essere lasciata a causa delle tasse all'IRS dopo aver pagato i soldi alla società del libro paga. Questo potrebbe essere il caso se la società del libro paga ha un dipendente senza scrupoli con la capacità di appropriarsi indebitamente di fondi. Secondo la rivista "Forbes", l'IRS raccomanda a tutte le aziende di utilizzare il sistema elettronico di pagamento fiscale federale in modo che i pagamenti delle tasse vengano effettuati correttamente per loro conto.
Contro: pagare per servizi di cui le aziende non hanno bisogno
Molte società di buste paga offrono altri servizi e invogliano le aziende a sottoscriverli offrendo pacchetti all-inclusive. Ciò aumenta il costo dell'esternalizzazione delle buste paga ed è possibile che i servizi aggiuntivi offerti non siano di reale beneficio per l'azienda. Delineare ciò che un'azienda sta cercando in una società di buste paga prima di cercare un fornitore di servizi rende l'azienda più armata contro un simile passo di vendita.
