Se hai intenzione di fare viaggi d'affari per visitare potenziali clienti, vendere prodotti alle fiere o gestire appaltatori situati in altre località, dovrai familiarizzare con il processo di pianificazione di un itinerario di lavoro. L'itinerario potrebbe essere molto breve, come una visita di una sola tappa, o una serie di soste prima di tornare a casa. In ogni caso, il processo di pianificazione del tuo itinerario è simile alla pianificazione di un viaggio di piacere con alcune differenze fondamentali.
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Pianifica il tuo itinerario di lavoro con almeno un mese di anticipo in modo da poter ottenere preventivi ragionevoli e le disposizioni esatte di cui hai bisogno.
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Chiama i tuoi contatti di lavoro per pianificare eventuali riunioni prima di iniziare a impostare i piani di viaggio. Ottieni informazioni dettagliate sugli eventi dagli organizzatori di eventi per tutte le fiere di settore a cui dovresti partecipare o i discorsi che hai programmato di tenere.
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Prenota il tuo volo se necessario per questo viaggio. Programma il tuo aereo in modo che arrivi uno o due giorni prima del primo incontro di lavoro, se possibile, per avere il tempo di riposarti e rivedere i tuoi piani per il viaggio. Prenota un'auto a noleggio o prenota un'auto per venirti a prendere anche all'aeroporto.
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Prenota un hotel e contatta l'hotel in anticipo per prenotare le sale riunioni se ne avrai bisogno. Chiama l'hotel prima di prenotare per assicurarti di avere una connessione Internet, un servizio sveglia e qualsiasi altro dettaglio di cui avrai bisogno per trascorrere un viaggio di lavoro piacevole e di successo. Considera la possibilità di condividere una camera d'albergo con un collega o un collega di lavoro se vuoi risparmiare denaro: circa il 17% degli uomini d'affari dormono con i colleghi, secondo uno studio del 2010 di Embassy Suites.
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Crea un itinerario scritto in base ai piani che hai fatto. Elenca tutti i tuoi appuntamenti importanti, comprese le date, gli orari e i luoghi in ordine di occorrenza. Riassumi le cinque W - chi, cosa, dove, quando e perché - per ogni voce dell'itinerario in modo da essere chiaro su ogni dettaglio. Apri un programma di mappe online, come MapQuest, che ti consente di impostare una serie di fermate all'interno di una ricerca e di stampare le indicazioni stradali per guidarti durante il viaggio.
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Controlla in anticipo le previsioni del tempo per le date del tuo viaggio in quella località in modo da poter fare le valigie di conseguenza.
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Conferma tutti i tuoi incontri e l'organizzazione del viaggio qualche giorno prima del viaggio. Stampa il tuo itinerario di lavoro scritto e le indicazioni stradali e mettili nel tuo bagaglio a mano insieme al tuo laptop e ai bagagli.
