Come proprietario di una piccola impresa, si è tentati di vedere lo stato attuale degli affari comunicativi come abissale. La prova è ovunque; le persone si precipitano nella loro vita quotidiana, spulciando frettolosamente i loro messaggi di testo, e-mail e posta per vedere se hanno dimenticato qualcosa di così urgente, così critico che il mondo potrebbe crollare se non rispondono a quel messaggio di testo o vocale proprio adesso.
Tutto questo correre sparso come un pollo senza testa ti offre l'opportunità di distinguerti tra i tuoi dipendenti, clienti, venditori, rappresentanti di vendita e collaboratori esterni, come qualcuno che è più professionale nella comunicazione. Tu sei un comunicatore professionista. Puoi fare un'impressione di classe su tutti quelli che incontri, perché sei disposto a rallentare il ritmo. Sei abbastanza intelligente da sapere che il tuo buon nome, marchio, immagine e reputazione dipendono dall'essere un buon comunicatore, quindi decidi di migliorare i tuoi obiettivi di comunicazione aziendale.
Per quanto tu sappia già sulla comunicazione, sai anche che avrai un netto vantaggio rispetto ai tuoi concorrenti assicurandoti di:
- Rispolvera sul processo di comunicazione di base.
- Tenere conto alcune utili definizioni di comunicazione aziendale.Afferrare le caratteristiche eloquenti della comunicazione d'impresa.Ecco gli obiettivi della comunicazione aziendale.
Rispolvera la comunicazione
Per ora, cerca di non pensare ai messaggi di posta vocale che hai lasciato sulla macchina di qualcuno o alle e-mail che hai inviato che non hanno ottenuto una risposta. Sebbene queste siano certamente forme di comunicazione, sono a senso unico. La maggior parte delle forme di comunicazione sono scambi bidirezionali. In questo modo, la comunicazione "generale" e la comunicazione aziendale seguono alcuni passaggi simili:
- Il mittente concepisce un'idea.
- Il mittente decide come esprimere l'idea in parole: un processo che gli specialisti della comunicazione chiamano "codifica".
- Il mittente sceglie un mezzo (il telefono, un'e-mail, un messaggio di testo) per inviare l'idea.* Il mittente trasmette il messaggio.
- Il destinatario riceve e decifra (decodifica) il messaggio.
- Il destinatario offre un feedback.
Definisci la comunicazione aziendale
Può aiutare a consolidare la tua comprensione con una definizione, quindi prendine una dal Dizionario degli affari. Definisce la comunicazione come:
- "Processo bidirezionale per raggiungere la comprensione reciproca, in cui i partecipanti non solo si scambiano (codificano-decodificano) informazioni, notizie, idee e sentimenti, ma creano e condividono significati".
La comunicazione "generale" si distingue dalla comunicazione aziendale, a causa del contesto in cui avviene lo scambio - in altre parole, in un contesto lavorativo. Questo è uno di quei momenti utili in cui esistono molte definizioni di comunicazione aziendale, che ti consentono di mettere insieme elementi come meglio credi.
Una definizione ha superato la prova del tempo, scritta da Lawrence David Brennan nel suo libro del 1960, "Business Communication". Nota come sottolinea l'impostazione:
- “La comunicazione d'impresa è l'espressione, la canalizzazione, la ricezione e lo scambio di idee in commercio e industria.”
Il Business Dictionary ha ampliato questa definizione affermando che la comunicazione aziendale è:
- “La condivisione delle informazioni tra le persone all'interno di un'impresa che è eseguita per il benefi_t commerciale dell'organizzazione. Inoltre, la comunicazione aziendale può anche riferirsi al modo in cui un'azienda condivide le informazioni per promuovere il proprio prodotto o servizio al potenzialeconsumatori.”
Il risultato è che la comunicazione aziendale può assumere due forme: interna ed esterna. Quindi, alcune delle comunicazioni che condividi sono destinate al mondo là fuori e alcune delle comunicazioni che condividi sono destinate al tuo pubblico interno, ovvero ai tuoi dipendenti e altri colleghi. Considera le comunicazioni interne come informazioni riservate o proprietarie.
È improbabile che limiterai il flusso di informazioni nell'altro modo. In altre parole, è improbabile che tu sia nella posizione di condividere le informazioni con un pubblico esterno, pur conservandole (o cercando di mantenerle) dai membri del tuo pubblico interno. Devono essere tenuti al corrente. Come dice The Business Communication:
- "La comunicazione aziendale è essenziale per svolgere le funzioni di gestione e per garantire il successo organizzativo."
Concentrati sulle caratteristiche del racconto
A questo punto, potresti iniziare a pensare che un po 'più che ambientare potrebbe distinguere la comunicazione aziendale dalla comunicazione "generale" che ha luogo nel tuo mondo. Quindi se ti sei mai chiesto "Quali sono le caratteristiche della comunicazione aziendale?" cercare alcune delle seguenti qualità. Potrebbero non essere presenti in tutti i comunicati inviati o ricevuti. Ma poiché la comunicazione aziendale è anche intenzionale, è probabile che certe caratteristiche emergano più e più volte. La comunicazione aziendale è:
- Effettivo. Una buona comunicazione aziendale è concreta. Niente può affondare la reputazione di un'azienda più velocemente che riportare statistiche imprecise, mezze verità e affermazioni esagerate. Al giorno d'oggi, le persone controllano l'accuratezza delle informazioni e la tecnologia rende loro relativamente facile farlo. Il materiale promozionale e di vendita di un'azienda offre un margine di manovra per vantarsi e vantarsi, a condizione che le affermazioni possano essere supportate e convalidate. * Chiaro. Una buona comunicazione aziendale è priva di dichiarazioni vaghe e ambigue. Il destinatario di un messaggio non dovrebbe mai chiedersi di cosa tratta. " Una comunicazione chiara è "aiutata" usando parole semplici, piuttosto che parole complesse e usando frasi dirette e dichiarative. Molte persone trovano più facile seguire le informazioni quando sono presentate sotto forma di punto elenco o quando sono accompagnate da grafici o diagrammi. Questi elementi migliorano anche la chiarezza.
- Pratico. Una buona comunicazione aziendale è utile e necessaria. Indipendentemente dal fatto che la comunicazione prenda la forma di un sito web aziendale, una brochure o un comunicato stampa, dovrebbe esserci una motivazione a sostegno del motivo per cui la comunicazione esiste e di come le persone possono trarne vantaggio.
- Spesso persuasivo. Una buona comunicazione aziendale cerca di spingere qualcuno in quel gruppo interno o esterno a fare qualcosa. (E se è chiaro, dovrebbe essere evidente cosa sia quel "qualcosa".) Alcuni imprenditori commettono l'errore di trascurare il potere dei messaggi subliminali nella loro comunicazione. Ad esempio, pubblicare gli auguri di anniversario dell'azienda interna e designare un "dipendente del mese" richiede tempo e fatica. Ma il messaggio persuasivo implicito dovrebbe essere ovvio per i dipendenti perspicaci: "Questa è un'azienda a cui importa, quindi fai la tua parte e prenditi cura dell'azienda".
- Strategico. Una buona comunicazione aziendale è pianificata, organizzata ed eseguita in modo che raggiunga il suo obiettivo specifico.
Ecco gli obiettivi della comunicazione aziendale
Come potresti sospettare, questi obiettivi possono essere tanto vari quanto i membri del tuo staff. Infatti, mentre ti guardi intorno nel tuo ufficio, i tipi di comunicazione aziendale che fluiscono all'interno possono riflettere la forma, la funzione o la personalità dei tuoi vari reparti. Alcuni degli obiettivi della comunicazione aziendale includono:
- Condivisione informazioni, che possono rappresentare la maggior parte delle comunicazioni commerciali che invii sia internamente che esternamente. Tali informazioni possono essere tempestive, come i rapporti sulle vendite ei risultati dei sondaggi sulla soddisfazione dei clienti. Alcuni di essi potrebbero essere di natura sensibile, come i rapporti sulle entrate. E alcuni di essi potrebbero essere contrassegnati come "riservati" e limitati a determinate persone, ad esempio un cambio di direzione strategico tra uno dei tuoi concorrenti. Gli obiettivi primari di questo tipo di comunicazione sono educare e illuminare. * persuadere, che molte persone associano prontamente alle vendite, alla pubblicità e ai materiali di marketing. Quando questi tipi di sforzi persuasivi sono ben realizzati, i destinatari sono commossi e persino desiderosi di agire in base al messaggio. Ma il "collaterale" che promuove i prodotti oi servizi della tua attività rappresenta solo una parte della comunicazione aziendale persuasiva che potresti definire come un piccolo imprenditore. Placare un venditore o un fornitore testardo può a un certo punto richiedere un appello persuasivo. Cercare di ottenere una variazione di zonizzazione per la tua azienda potrebbe richiedere più sforzi persuasivi da parte dei funzionari del governo locale e regionale. E non dimenticare i tuoi dipendenti, che a un certo punto potrebbero mettere in dubbio la saggezza di una nuova politica o procedura aziendale. Un'e-mail convincente da parte tua potrebbe essere proprio ciò di cui hanno bisogno per metterli in chiaro.
- Valutare prestazioni e fornire feedback, che molti proprietari di piccole imprese concorderebbero è un'abilità che sviluppano nel tempo. Dopotutto, nessuno è un estimatore nato delle prestazioni e del potenziale umano. Questa forma di comunicazione aziendale è solitamente anticipata con impazienza dai dipendenti, soprattutto se è legata a un aumento di stipendio. Poiché le revisioni sono un modo in cui un imprenditore rimane responsabile nei confronti dei propri dipendenti, il proprietario esperto rimane nei tempi previsti e si assicura di disporre di un sistema pratico per valutare le prestazioni dei dipendenti.
- Motivare, che potrebbe variare da un promemoria di ringraziamento inviato a tutti i dipendenti all'annuncio di un concorso di vendita legato a un premio stravagante. Nessuno conosce i tuoi dipendenti meglio di te, quindi ne consegue che nessuno sa meglio come motivarli a tenere il passo o migliorare la caratura del lavoro che producono. Un altro obiettivo della comunicazione aziendale motivazionale è promuovere il cameratismo sul posto di lavoro, che spesso genera lealtà.
- Impartendo consigli, che potresti trovare essere una delle parti più gratificanti del tuo ruolo di piccolo imprenditore. Presumibilmente, i tuoi dipendenti ti ammirano e dipendono da te per la leadership, non solo per dirglielo che cosa fare ma Come per farlo meglio. Come forma di comunicazione aziendale, la consulenza può essere indirizzata a un individuo oa un gruppo, a seconda delle circostanze. Realizzati con cura e con esempi utili per illustrare i tuoi punti, questi comunicati possono diventare risorse preziose per i dipendenti.Offerta suggerimenti, opinioni e idee, che possono fluire in due modi, da te ai tuoi dipendenti o da loro a te. A seconda della struttura della tua attività, potresti anche avere dei quadri intermedi da cui dipendi per mantenere attivo questo flusso. Suggerimenti, opinioni e idee possono rappresentare una grande promessa per migliorare un'azienda in una miriade di modi, purché l'ego, le rivalità e le gelosie competitive non interferiscano. Inoltre, ci vuole impegno da parte di un imprenditore fiducioso e di mentalità aperta per mantenere attivo questo tipo di comunicazione. All'inizio, molti proprietari di piccole imprese si impegnano a mantenere una "politica della porta aperta" a suggerimenti, opinioni e idee. Ma poi finiscono per implorare la pressione del tempo e inconsapevolmente tagliano questa preziosa risorsa.Raccomandando istruzione o formazione professionale, che potresti condurre tu stesso o esternalizzare a terzi. In ogni caso, questa forma di comunicazione aziendale potrebbe contenere anche un elemento di persuasione, soprattutto se sospetti che i dipendenti possano resistere alla raccomandazione. I tuoi dipendenti potrebbero sorprenderti: di solito apprezzeranno l'opportunità di espandere le proprie conoscenze e migliorare le proprie competenze, migliorando allo stesso tempo il proprio valore per te. L'istruzione e la formazione richiedono spesso due ondate di comunicazione: la prima per annunciare la formazione; il secondo per fornire informazioni di supporto, come materiali di riferimento.
Come con altri elementi della tua piccola impresa, sei destinato a migliorare le tue capacità di comunicazione aziendale con la pratica. Quindi, se stavi pensando di assumere un "regista delle prime impressioni?" Non preoccuparti. I tuoi comunicati dovrebbero dare la giusta impressione che ti distinguerà dalla folla distratta che ti circonda.
