Dopo aver finito di pianificare l'ambito, la tempistica, il budget, le attività e le tappe del progetto, resta ancora molta pianificazione da fare. Un project manager di successo è colui che pianifica in anticipo gli imprevisti e valuta il possibile impatto che i rischi futuri possono avere sul progetto complessivo. Coinvolgi il tuo team nel processo per essere sicuro di aver identificato tutti gli eventi avversi che possono accadere in modo da avere tutto coperto.
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Identifica gli eventi che potrebbero accadere durante la vita del progetto che avrebbero un impatto negativo su di esso. Un effetto negativo è quello che farebbe sì che il progetto superi il budget, manchi le scadenze o fallisca del tutto. Questi rischi di progetto possono derivare da un'ampia gamma di fattori, inclusi umani, operativi, reputazionali, procedurali, naturali, finanziari, tecnici, politici e altri. Un rischio operativo, ad esempio, potrebbe essere l'impatto sul progetto di un'interruzione delle forniture, mentre un rischio naturale potrebbe derivare da un disastro naturale.
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Trasferire i rischi a parti interessate esterne ove possibile. Se hai identificato i problemi della catena di approvvigionamento come un potenziale rischio, potresti considerare di trasferirli a uno specialista degli acquisti o delle operazioni dell'azienda.
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Dai priorità ai rischi che hai identificato. Classifica ogni rischio in termini di impatto, quanto è probabile o improbabile che accada effettivamente e quanto bene puoi controllare l'evento se si verifica. Quando si valuta l'impatto di un rischio, considerare come potrebbe influenzare l'ambito, il budget e la tempistica del progetto. Laddove appropriato, determinare quanto costerebbe all'azienda ogni rischio se si verificasse.
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Calcola l'esposizione al rischio in base all'impatto, alla probabilità e alla controllabilità. Valuta ciascuno su una scala da te determinata, ad esempio da insignificante a critico o da alto a basso. Sebbene sia nella natura umana porre maggiormente l'accento sui rischi che potrebbero causare più danni al progetto, se si tratta di un rischio insignificante con una piccola probabilità che si verifichi effettivamente, dovresti invece concentrarti su altri rischi.
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Metti in atto strategie di prevenzione del rischio e mitigazione. Inizia esaminando l'ambito del tuo progetto ed eliminando tutti i pezzi che non sono essenziali per il completamento con successo. Man mano che si restringe l'ambito, è possibile che molti dei rischi identificati non siano più rilevanti. Per i rischi che hanno un alto livello di controllabilità, pianificare come ridurre il rischio che si verifichino e ridurre al minimo il loro impatto se si verificano.
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Crea strategie di emergenza, a volte chiamate "Piano B". Assegna ogni rischio a un membro del team che osserverà indicatori o sintomi del rischio durante il progetto. Questo ti aiuterà a riconoscere in anticipo i rischi di sviluppo, dandoti l'opportunità di mettere in atto le contingenze prima che diventino critiche. Identifica quali sono queste contingenze o come contrasterai l'impatto del rischio nel momento in cui si verifica.
