La riservatezza sul posto di lavoro è un problema crescente per molte piccole imprese. Con punti vendita come Twitter e Facebook, è più facile che mai per i dipendenti condividere le informazioni aziendali online e potrebbero anche non rendersi conto del potenziale danno che potrebbero causare. Nei luoghi di lavoro sanitari esistono leggi che i dipendenti devono seguire, ma nel resto della forza lavoro spetta spesso alle aziende stabilire le proprie politiche in materia di riservatezza.
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Decidi quanto deve essere riservato il tuo posto di lavoro. La quantità di riservatezza richiesta è spesso determinata dal tipo di settore in cui si trova la vostra piccola impresa. Ad esempio, l'ufficio di un avvocato necessita di un livello di riservatezza più elevato rispetto a un'attività di muratura. Idealmente, nessuna azienda vuole che i propri dipendenti condividano segreti interni, ma, realisticamente, i dipendenti parleranno. La chiave è stabilire confini distinti che i dipendenti non dovrebbero oltrepassare.
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Determinare quale sarà la linea d'azione in caso di mancato rispetto dei requisiti di riservatezza. La punizione dovrebbe sempre adattarsi al crimine in questo scenario. Nel caso di un dipendente che rilascia informazioni che danneggiano direttamente l'azienda, l'azione dovrebbe essere rapida e il licenziamento potrebbe essere l'unica risposta. In caso di un piccolo malinteso, le conseguenze non dovrebbero essere così gravi. I dipendenti devono sapere che ci sono conseguenze per le loro azioni. Questo di per sé potrebbe impedire loro di condividere le informazioni aziendali.
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Organizza un corso di formazione per i dipendenti sulla riservatezza. Questo corso dovrebbe coprire tre aree principali: assunzioni, problemi medici del personale e informazioni sull'azienda. Le politiche della tua azienda dovrebbero essere chiaramente identificate in modo che i dipendenti sappiano esattamente cosa è giusto e cosa è sbagliato in termini di condivisione delle informazioni. Questo corso dovrebbe essere seguito dai neoassunti subito dopo essere entrati in azienda e da tutti i dipendenti una volta stabilita una politica.
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Chiedi alla direzione di monitorare i dipendenti. Anche se può sembrare un po' "da fratello maggiore", potrebbe essere necessario monitorare gli account dei social network dei dipendenti. La maggior parte dei dipendenti non condividerà mai le informazioni aziendali, ma è sufficiente che una persona condivida eccessivamente e l'intero futuro dell'azienda potrebbe essere compromesso o l'immagine dell'azienda potrebbe essere irrimediabilmente offuscata.
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Follow up con promemoria regolari. In alcuni casi, potrebbe essere necessario ricordare ai dipendenti che un nuovo progetto è decisamente silenzioso. I confini e il rafforzamento di tali confini sono essenziali in un luogo di lavoro riservato.
