Indipendentemente dalle circostanze o dall'ambiente, nessuno è entusiasta di sentire cattive notizie. Ciò è particolarmente vero sul posto di lavoro quando il tempo di valutazione delle prestazioni si avvicina o quando un leader deve affrontare problemi relativi alle scarse prestazioni. Una cosa che molti supervisori, manager e dipendenti condividono è un comune disprezzo per le valutazioni delle prestazioni, le azioni correttive e la consulenza disciplinare, perché non sempre contengono le notizie positive e incoraggianti che motivano sia il personale che la leadership.
Leggi la politica
I datori di lavoro che dispongono di sistemi di gestione delle prestazioni (vale a dire, valutazioni delle prestazioni, processi disciplinari, riconoscimento dei dipendenti e feedback dei dipendenti) generalmente addestrano i supervisori su come condurre sessioni di consulenza. A volte queste sessioni di consulenza sono indicate come feedback costruttivo, avvertimento disciplinare o semplicemente discussioni sulle azioni correttive. Qualunque sia il termine, il dipartimento delle risorse umane di solito informa supervisori e manager su come condurre questi incontri. Prima di intraprendere quella che sarà una conversazione difficile con un dipendente, verifica con il dipartimento delle risorse umane i moduli e i passaggi appropriati.
Raccogli la documentazione
Le migliori pratiche delle risorse umane suggeriscono di correggere comportamenti e azioni, non l'atteggiamento. L'atteggiamento è un'analisi soggettiva della personalità di un dipendente che molti supervisori e manager in realtà non sono qualificati per eseguire. Inoltre, i comportamenti e le azioni riflettono questioni concrete che fanno luce sulle vere capacità di un dipendente e lo scopo della sessione di consulenza correttiva è migliorare, in base alle capacità, all'interesse e alla volontà di avere successo del dipendente. Supportare una valutazione oggettiva delle prestazioni lavorative del dipendente raccogliendo documentazione che dimostri prestazioni scadenti. La documentazione come i record di produttività o presenze, valutazioni tra pari o precedenti avvertimenti scritti è essenziale per la tua riunione. Senza una qualche forma di documentazione o prova che indichi che il dipendente deve migliorare, non è possibile giustificare l'inserimento del dipendente in un piano di miglioramento delle prestazioni, se è quello che serve.
Usa la regola di Lombardi
Il consiglio del grande del calcio Vince Lombardi è stato "lodare pubblicamente e criticare in privato". Questo è un mantra eccellente per supervisori e manager quando sono coinvolti in questioni come la gestione della forza lavoro e la consulenza sulle prestazioni. Condurre una riunione di consulenza correttiva presso la postazione di lavoro del dipendente è fuori discussione: aggiunge solo la beffa al danno chiamando il dipendente per scarso rendimento o comportamento inappropriato sul posto di lavoro e quindi non si preoccupa nemmeno di condurre la riunione in privato. Prenota una sala conferenze per la tua riunione e programmala il più vicino possibile alla fine della giornata lavorativa o alla fine della settimana. Risparmia al dipendente l'umiliazione di dover tornare alla sua postazione di lavoro tra colleghi curiosi o tornare al lavoro senza il beneficio di un fine settimana per riprendersi da quello che potrebbe essere un duro colpo al suo ego e alla sua autostima.
La gentilezza e la compassione sono strumenti di leadership
Solo perché stai conducendo una sessione di consulenza correttiva non significa che fai a meno di tutte le forme di gentilezza o apprezzamento per le aree in cui il dipendente eccelle. Inizia l'incontro spiegando che sei contento di averlo nella tua squadra e che le sue capacità e qualifiche sono necessarie sia per il dipartimento che per l'organizzazione per raggiungere i loro obiettivi. Fai attenzione a non fare complimenti troppo fitti per non chiedersi perché pensi che abbia bisogno di una consulenza correttiva, se è una così grande aggiunta alla squadra. Tuttavia, non accettare l'idea che supervisori e manager non dovrebbero essere di supporto quando incontrano i dipendenti su problemi di prestazioni. Questo è probabilmente uno dei momenti più importanti per essere un leader di supporto, quando le prestazioni del dipendente stanno peggiorando e ha bisogno di incoraggiamento e motivazione.
Facciamolo di nuovo
Dopo aver avuto una discussione franca con il dipendente sulle sue prestazioni e dopo aver delineato i passaggi necessari per il miglioramento, pianifica un momento per misurare i suoi progressi. Se la consulenza correttiva richiedeva un piano di miglioramento delle prestazioni, o PIP, dovresti concederle 30 o 60 giorni per dimostrare un miglioramento misurabile. Un valore inferiore a quello potrebbe non tradursi in una riunione di follow-up produttiva. Inoltre, offriti di incontrare il dipendente in qualsiasi momento prima della riunione di follow-up se ha bisogno di assistenza o guida lungo il percorso per migliorare le sue prestazioni.
