Un contratto è un accordo vincolante tra due o più parti. Le parti possono essere enti governativi e commerciali o individui. Durante le trattative contrattuali, una parte si offre di completare azioni specifiche in considerazione dei pagamenti dell'altra parte o delle parti. Un piano di amministrazione del contratto aiuta la tua azienda a gestire un contratto con successo e fornisce uno strumento per monitorare le prestazioni della tua azienda e il rispetto dei termini del contratto.
Prodotti finali
Leggi attentamente il tuo contratto e crea elenchi di controllo per tutti i risultati del contratto. I pagamenti che la tua azienda riceve dal tuo contratto spesso dipendono dalla ricezione da parte dell'altra parte di un prodotto o servizio, generalmente in linea con le specifiche scritte. Quando si elencano i risultati del contratto, prendere nota degli standard specifici per l'accettazione e delle indennità per le sostituzioni.
Orari
I contratti coprono un periodo specifico. Il piano di amministrazione del contratto deve includere un programma per le date di avvio, le scadenze per i risultati finali e la data di chiusura del contratto. Prendi nota delle pietre miliari che influiscono sulla produzione o sulla presentazione di eventuali risultati finali e inseriscile nel calendario del contratto. Il programma principale con tappe e scadenze è uno strumento di pianificazione che la tua azienda utilizza per monitorare i progressi e adeguare il piano di amministrazione.
Finanze
La tua azienda deve disporre di un budget di contratto che descriva in dettaglio le spese sostenute per l'esecuzione del contratto. La persona responsabile dell'amministrazione finanziaria deve anche riconciliare le spese previste con le spese effettive ed estrarre le spese contrattuali fatturabili. La persona che gestisce il budget contrattuale deve sapere quale documentazione accompagna ogni fattura, come vieni pagato e quando vieni pagato. Il tuo reddito derivante dal contratto verrà inoltre registrato nei libri della tua azienda in un modo che ti consente di tenere traccia dei crediti e dei pagamenti del contratto.
Piano di lavoro
Creare un piano di lavoro che alloca il personale e le risorse finanziarie necessarie per rispettare i termini del contratto. Assegna le responsabilità per ogni consegna al personale interno o identifica l'aiuto temporaneo e gli esperti esterni necessari per rispettare i programmi contrattuali. Redigere un programma di reportistica che vi tenga informato sulle risorse richieste, sulle risorse assegnate e sull'onere dei costi delle vostre risorse. Valuta regolarmente il tuo livello di rendimento. Confronta le attività e gli output proposti con i tuoi input e risultati effettivi. Richiedi una modifica del contratto se sei seriamente in ritardo. Preparati a fornire una spiegazione dettagliata di come intendi affrontare i fattori che hanno impedito la corretta esecuzione del piano di lavoro originale.
Gestione del rischio
Identifica i rischi che potrebbero impedire alla tua azienda di rispettare i termini del contratto. Perdita di personale chiave, disastri naturali e vincoli finanziari sono rischi comuni che gli appaltatori devono affrontare. Prepara una strategia per affrontare i rischi identificati. Crea un margine di manovra nel piano di lavoro per apportare eventuali correzioni al corso o adeguare le pietre miliari del contratto senza incorrere in costi aggiuntivi o scadenze mancanti che influiscono sul tuo reddito derivante dal contratto.
