La corrispondenza del cliente può essere utilizzata per ringraziare un cliente per la sua attività, per incoraggiare un pagamento rapido, per dare seguito a una transazione o per rispondere a una richiesta o a un reclamo. La corrispondenza come lettere ed e-mail, se composta e consegnata con un'adeguata accortezza, può aiutare la tua azienda ad aumentare il livello di servizio al cliente.
Personalizza la lettera
Mettiti nei panni del lettore. Rivolgiti personalmente al lettore, usando la seconda persona, con la voce attiva per coinvolgere il lettore e fargli sentire che la lettera è stata scritta appositamente per lui. Una lettera in cui si afferma "ci rendete riusciti" ha un impatto molto maggiore di una lettera in cui si afferma "abbiamo successo grazie ai nostri clienti". Usa la grammatica corretta ma scrivi in un tono informale quando ringrazi un cliente per la sua attività o segui un'interazione con il cliente. Fai sentire il cliente come se stessi parlando con lei.
Organizza i tuoi pensieri
Prima di scrivere una lettera a un cliente, organizza i tuoi pensieri e determina gli obiettivi che desideri raggiungere con la tua corrispondenza. Se stai scrivendo una lettera di vendita per promuovere i prodotti e i servizi della tua azienda, ti consigliamo di includere punti salienti specifici di ciò che puoi offrire e di come il cliente ne trarrà vantaggio. Se stai scrivendo una lettera per dare seguito a un suggerimento o reclamo, assicurati di sapere qual è la risoluzione prima di comporre la lettera. Se stai scrivendo per richiedere il pagamento, raccogli le informazioni di cui hai bisogno sui possibili piani di pagamento e sulle conseguenze per il cliente del mancato pagamento dell'importo richiesto. Prepara uno schema che descriva in dettaglio i punti che devi coprire e segui lo schema quando inizi a scrivere in modo da non tralasciare informazioni importanti.
Leggi e rileggi la lettera
La tua lettera rappresenta te e la tua azienda. Se contiene errori di ortografia o grammatica, ciò si riflette su di te e sminuisce in modo significativo il tuo messaggio. Dopo aver scritto la lettera, correggila attentamente per eventuali errori e quindi leggila per il contenuto. Assicurati di aver coperto le informazioni pertinenti che hai preparato nella tua bozza iniziale. Leggi la lettera come se fossi un tuo cliente. Determina se questo è il tipo di lettera che vorresti ricevere da un'azienda che ti chiama cliente.
Approfitta della Lettera Virtuale
La posta elettronica è diventata una forma di comunicazione più accettabile con un cliente. Tratta ogni messaggio di posta elettronica proprio come faresti con una lettera stampata. Componi il tuo messaggio con cura, usando la grammatica, la punteggiatura e i saluti corretti. Non premere "invia" fino a quando non lo rileggi, proprio come faresti con una normale lettera. Considera la tecnologia del tuo destinatario quando invii un'e-mail a un cliente. I messaggi HTML non possono essere sempre letti da tutti i sistemi di posta elettronica, quindi potrebbe essere più sicuro inviare un semplice messaggio di testo. Le e-mail sono utilizzate al meglio per brevi messaggi. Se il tuo messaggio è lungo e dettagliato, una lettera stampata potrebbe essere l'opzione migliore. Per comunicazioni più brevi al servizio clienti che devono essere consegnate rapidamente, la posta elettronica può essere una buona soluzione.
