I rapporti e le lettere commerciali sono due generi diversi nell'area della scrittura sul posto di lavoro. Mentre un rapporto commerciale può essere preceduto da una lettera commerciale e una lettera commerciale può contenere un rapporto commerciale come allegato, si tratta di due documenti completamente diversi che hanno due scopi diversi. È importante capire come scrivere entrambi se vuoi essere un uomo d'affari di successo.
Genere
Poiché un rapporto commerciale e una lettera commerciale sono due generi diversi, regole di formattazione e contenuto diversi governano ciascuno. Sebbene sia una relazione commerciale che una lettera dovrebbero essere scritte in modo chiaro e il più preciso possibile, una lettera commerciale raramente dovrebbe estendersi oltre una pagina. Tuttavia, i rapporti aziendali sono spesso lunghi diverse pagine, costituiti da appendici, grafici, grafici e foto oltre al testo. Inoltre, le lettere vengono generalmente utilizzate quando una persona ha un problema specifico da comunicare. I rapporti, d'altra parte, possono essere usati insieme a prendere una decisione specifica, ma possono anche essere compilati semplicemente per condividere informazioni su un progetto.
Scopo
È possibile scrivere lettere e rapporti commerciali per diversi scopi. In alcuni casi, entrambi possono essere scritti per informare. Una lettera commerciale può essere scritta per informare un dipendente che è stato assunto o licenziato. Le lettere commerciali possono anche essere inviate a tutti coloro che lavorano in un'azienda, insieme ai suoi azionisti, per informarli di un certo successo aziendale. Entrambe le pubblicazioni possono anche essere scritte per convincere. Le lettere commerciali sono spesso richieste per uno stipendio più alto, più risorse, tempo libero o permesso per dirigere un determinato programma, ad esempio. Inoltre, è possibile scrivere rapporti per persuadere un manager a non interrompere un determinato programma o per dare più fondi a un settore di un'azienda. Gli uomini d'affari che hanno bisogno di scrivere un documento che persuada o informi, potrebbero dover scegliere tra una lettera commerciale o un rapporto. Se hai una grande quantità di informazioni da comunicare, un rapporto consente la massima espansione ed è la tua opzione migliore. Se vuoi comunicare un successo specifico e conciso, una lettera è la soluzione migliore.
Pubblico
Sia gli scrittori di lettere commerciali che i rapporti devono considerare il loro pubblico quando scrivono. Sebbene i report siano generalmente scritti per un vasto pubblico, poiché possono essere utilizzati da chiunque, da dirigenti e azionisti a dipendenti e potenziali clienti, le lettere di solito hanno un pubblico più specifico. Sebbene tu possa scrivere una lettera commerciale a più di una persona o copiare più persone su una lettera, le persone di solito scrivono lettere commerciali a un determinato collega o gruppo. In ogni caso, le informazioni, la lingua e gli altri elementi che includi dovrebbero essere dettati dal tuo pubblico. Ad esempio, se scrivi un rapporto statistico per dipendenti che non hanno un background statistico, dovrai aggiungere una spiegazione dettagliata dell'implicazione delle tue statistiche.
Formato
I formati della lettera commerciale e del rapporto cambiano in base al tipo di lettera o al formato che stai scrivendo. Tuttavia, i formati della lettera e del rapporto sono significativamente diversi l'uno dall'altro. Il formato della lettera commerciale inizia con un indirizzo, un saluto e il nome del destinatario. Il corpo della lettera è solitamente scritto in formato blocco con tutti gli elementi allineati a sinistra. La lettera è breve - a volte solo un paragrafo, ma generalmente mai più lunga di una pagina - e termina con una chiusura, una firma e il nome digitato del mittente. La maggior parte dei report aziendali inizia con un frontespizio e un abstract o un riepilogo. Le informazioni vengono quindi suddivise e organizzate per sottotitoli. Ad esempio, se stai scrivendo un rapporto su un recente lancio di un programma, potresti avere le seguenti sezioni: panoramica, partecipanti, successi, sfide e implicazioni. Spesso i rapporti si concludono con una conclusione che discute le implicazioni dei risultati o delle informazioni.
