La piccola cassa è un modo conveniente per pagare spese come francobolli e acquisti di emergenza troppo piccoli per essere pagati con un assegno aziendale. Sebbene tu possa finanziare un conto in contanti di qualsiasi importo, le aziende in genere mettono da parte abbastanza per coprire un periodo di un mese. Ciò garantisce che il fondo sia abbastanza grande da coprire spese varie senza impegnare troppi contanti o diventare un bersaglio di furti. L'avvio di un fondo di piccola cassa richiede una cassa, buoni di piccola cassa e regole operative standard che descrivono in dettaglio come funziona il sistema di piccola cassa.
Procedure operative standard
I buoni di piccola liquidità manuali o elettronici sono vitali per la gestione dei fondi di piccola liquidità. Sebbene le regole aziendali determinino se il richiedente o il custode di piccoli contanti compili i voucher, sia il richiedente che il custode firmano ciascuna richiesta. Se la richiesta è per denaro già speso, il custode allega alla richiesta la documentazione di supporto, come una ricevuta. In caso contrario, il richiedente consegna la documentazione di supporto dopo aver speso i soldi. Tutti i buoni rimangono con il fondo di piccola liquidità fino alla riconciliazione di fine mese.
Contabilità per la piccola cassa
Per impostare la fine contabile di un fondo di cassa piccola, il contabile deve addebitare contanti piccoli e accreditare contanti in un esborso di contanti o giornale generale. Alla fine del mese, i buoni per la piccola liquidità devono essere riconciliati per assicurarsi che l'importo totale dei buoni e della liquidità rimanente nel fondo sia uguale all'importo iniziale. Se i saldi di riconciliazione, il contabile addebita separatamente ogni pagamento del buono e accredita in contanti il relativo rimborso. Un'eccedenza o una mancanza di cassa deve essere registrata accreditando il conto in eccesso o in difetto per una eccedenza o addebitando sul conto una mancanza.
Controlli di piccola cassa
Forti controlli interni assicurano che i dipendenti seguano le regole di gestione del contante e le procedure operative standard. I controlli si concentrano sulle procedure di sicurezza, rimborso e rifornimento di piccola cassa e su un audit o revisione annuale. Ad esempio, è necessario proteggere la piccola cassa in un luogo separato e chiuso a chiave, limitare l'accessibilità e utilizzare voucher numerati in sequenza per contabilizzare ciascun esborso, nonché identificare e fissare chiaramente i limiti di dollari per gli esborsi consentiti e richiedere che i voucher includano le ricevute corrispondenti . È essenziale impostare e mantenere un programma di riconciliazione e rifornimento regolare, rivedere il conto almeno una volta all'anno e, se necessario, modificare l'importo iniziale.
Auditing Petty Cash
Lo svolgimento di audit periodici e non annunciati e un audit annuale assicurano che i controlli esistenti siano efficaci nel prevenire lo spreco e l'appropriazione indebita di piccoli fondi di cassa e ridurre l'errore umano. Per un audit senza preavviso, il revisore verifica che la piccola liquidità in cassa sia corretta confrontando contanti e buoni con il saldo iniziale. Una volta all'anno, l'azienda dovrebbe rivedere le procedure operative standard, osservare e intervistare il custode della piccola cassa e creare tracce di controllo, ad esempio esaminando i voucher prenumerati per assicurarsi che non manchino voucher e selezionando casualmente gli esborsi e la tracciabilità di piccola cassa l'erogazione - comprese le scritture contabili - dall'inizio alla fine.
