È fondamentale per le farmacie mantenere una conoscenza approfondita dell'inventario corrente. Livelli di inventario sottostimati possono causare carenze, il che frustra i clienti e può ridurre il business. D'altra parte, una sopravvalutazione può significare un surplus non necessario, che aumenta i costi di trasporto dell'inventario e crea obsolescenza quando i farmaci scadono. Un conteggio dell'inventario fisico, sebbene dispendioso in termini di tempo, è il modo migliore per confermare i livelli di inventario.
Conteggi di inventario per sistemi perpetui e periodici
Indipendentemente dal fatto che la tua farmacia esegua un sistema di inventario periodico o perpetuo, a un certo punto dovrai eseguire un conteggio dell'inventario fisico. Tuttavia, la tempistica e la scala generalmente differiscono. Le farmacie più grandi che spostano una grande quantità di inventario tendono a utilizzare sistemi perpetui. I sistemi di inventario perpetuo utilizzano scanner per punti vendita per aggiornare automaticamente i conteggi dell'inventario dopo ogni consegna o acquisto. Tuttavia, si verificano errori e le farmacie di inventario perpetuo dovrebbero eseguire un conteggio una o due volte all'anno per verificare l'accuratezza dell'inventario. D'altra parte, le piccole farmacie con meno inventario possono contare manualmente l'inventario attraverso un sistema periodico. Queste farmacie dovrebbero eseguire il conteggio dell'inventario su base giornaliera, settimanale o mensile.
prima di contare
Prima di iniziare il conteggio dell'inventario, svuotare l'area di ricezione della spedizione. Non vuoi contare accidentalmente l'inventario ricevuto di recente che non è stato ancora inserito nel sistema di contabilità. Allo stesso modo, se ci sono farmaci persistenti che sono stati venduti ma non ancora distribuiti, contrassegnarli chiaramente e metterli da parte. È più semplice eseguire il conteggio dell'inventario dopo l'orario lavorativo per ridurre al minimo la confusione e garantire che il processo non interrompa le operazioni aziendali.
Procedure di conteggio
Crea alcuni team di conteggio correlati alle dimensioni e all'organizzazione del tuo inventario. Assegna a ogni squadra il conteggio di una specifica categoria di farmaci nell'inventario. I sottoconti per categoria di farmaci rendono più facile rintracciare gli errori se il conteggio dell'inventario finale non corrisponde ai record perpetui correnti. Assegna un membro del team per eseguire il conteggio dell'inventario e un altro per registrare i risultati del conteggio.
Verifica dei risultati
Se la farmacia utilizza un sistema di inventario perpetuo, confronta i risultati del conteggio con i record correnti. Proibisci ai contatori di inventario di accedere ai record correnti, altrimenti i contatori possono modificare la loro cifra in modo che corrisponda ai record per ridurre al minimo il lavoro extra. In caso di discrepanza tra il conteggio e i record correnti, assegnare un'altra squadra per eseguire un riconteggio alla cieca della categoria del problema per verificarne l'accuratezza.
