Il software di contabilità e finanza è spesso una parte intrinseca delle operazioni aziendali, indipendentemente dal tipo di attività in cui ti trovi. Potresti essere una piccola impresa, un ospedale o uno stabilimento di produzione e hai bisogno di un software finanziario che ti aiuti a controllare le spese, analizzare tendenze, consentendo azioni gestionali efficaci ed efficienti.
Tipi
Puoi trovare due tipi principali di software contabile e finanziario: generico e specifico del settore. Il software generico è anche chiamato "pronto all'uso" ed è solitamente l'opzione migliore per le piccole imprese a causa del suo basso costo iniziale. Se hai bisogno di personalizzazione, spesso può essere fatto a un prezzo accessibile. Esempi di questo tipo di software sono le versioni generali di Quickbook, Peachtree e Great Plains.
Il software specifico del settore offre più funzionalità, ma di solito è più costoso da acquistare e mantenere. Offre più opzioni e scalabilità, dove è possibile aggiungerle secondo necessità. Molte volte il software di contabilità specifico del settore include non solo la parte finanziaria, ma anche altre utilità. Ad esempio, il software finanziario utilizzato dai templi ebraici può includere la possibilità di inviare mailing di massa, organizzare la disposizione dei posti a sedere durante le festività e gestire le lezioni alla Scuola Domenicale.
Significato
Un importante significato dei programmi di contabilità e finanza è che aiutano la direzione a prendere decisioni migliori. Ad esempio, se la direzione sta valutando l'acquisto di una grande attrezzatura, i dati dei programmi di contabilità possono fornire informazioni cruciali, come quanti soldi l'azienda ha in banca, legati agli investimenti e quanto deve già ad altri fornitori.
Il fatto che i programmi di contabilità e finanza funzionino velocemente e possano fornire report subito dopo l'inserimento dei dati, è significativo per un'azienda che può rivedere i dati correnti e agire su questi, invece di aspettare informazioni che potrebbero essere obsolete quando sono pronte.
Funzione
Il software di contabilità e finanza ha alcune funzioni standard sulla maggior parte dei programmi, come l'organizzazione dei dati. I programmi organizzano i dati in un certo modo per facilitare la creazione di report e le funzionalità di ricerca. Ad esempio, se stai cercando informazioni su un fornitore, vai alla parte relativa alla contabilità fornitori del software e cerchi quel fornitore lì senza perdere tempo a setacciare pile di carta o file di computer disordinati dappertutto.
Alcuni programmi hanno solo una determinata funzione. Alcuni programmi eseguono solo fatturazioni, mentre altri gestiscono solo cespiti. F9, ad esempio, è un software finanziario che riporta solo i dati archiviati su altri sistemi. È un "add-on" per altri programmi di contabilità, rendendo la rendicontazione più flessibile.
Costi
Il software può essere costoso, non solo il costo del programma, ma anche i contratti di manutenzione annuale. Molti fornitori vendono licenze che limitano l'accesso al programma a così tante persone contemporaneamente. Una piccola impresa può iniziare con uno o due utenti, ma potrebbe essere necessario ottenere più licenze man mano che l'azienda cresce, aumentando le spese.
Un costo indiretto dell'utilizzo di una contabilità e finanza è il costo della formazione. Non solo la formazione in sé, ma anche la curva di apprendimento che i dipendenti devono affrontare, non essendo efficienti ed efficaci come potrebbero essere, specialmente nei pochi giorni o settimane dopo che il sistema è attivo e funzionante. Aspettati che si verifichino ritardi ed errori durante quel periodo.
Considerazioni
Quando si esaminano i programmi di contabilità e finanza, tenere presente che un sistema non sostituirà le effettive conoscenze contabili. Può accelerare il processo e renderlo più chiaro, ma la conoscenza di base della contabilità dovrebbe essere presente affinché il sistema sia configurato e funzioni correttamente. Un'altra considerazione è assicurarsi che il software sia stato testato e non è raro. Non acquistare software che potrebbe essere economico, ma potrebbe essere necessario testarlo beta, ovvero il software non è davvero completamente finito e ci sono bug da segnalare e da correggere. Questo potrebbe richiedere molto tempo e potrebbe non valerne la pena. Ottieni referenze da persone che utilizzano il programma prima di impegnarti in un software o in un altro.
