La comunicazione aziendale esiste per mantenere vivo il commercio. Promuove la buona volontà, informa e persuade o richiede, spesso contemporaneamente. Poiché un mittente può realizzare una comunicazione di successo solo con la collaborazione del destinatario, è essenziale un atteggiamento appropriato: professionale, amichevole e rispettoso. Il proprietario di una piccola impresa può raggiungere questi obiettivi adattando in modo specifico il tono del messaggio al lettore o ascoltatore previsto.
Guarda il tuo tono
Il tono di voce, sia in messaggi scritti che orali, trasmette il tuo atteggiamento nei confronti della persona che riceve il messaggio. Trasmettere il tono giusto può essere complicato. Il libro "Business Communication: Building Critical Skills" sottolinea che la maggior parte di noi è esperta nel leggere correttamente i toni degli altri, ma a volte non siamo così bravi a misurare l'impatto del nostro tono.
Il primo passo per valutare l'effetto del nostro tono è diventarne consapevoli e quindi considerare il nostro destinatario previsto. Il tono usato con un giovane impiegato non è probabilmente appropriato per un importante potenziale cliente, per esempio.
Considera il tuo pubblico
In un solo giorno, il proprietario di una piccola impresa potrebbe comunicare molte volte con molte persone. Ogni volta, l'atteggiamento e il tono devono essere adattati al tuo pubblico.
A volte più di una persona riceverà il tuo messaggio. Sebbene la tua comunicazione possa passare attraverso un gatekeeper e poi essere trasmessa in seguito, il destinatario che ti interessa di più è il pubblico principale. Questa è la persona a cui vuoi passare all'azione o alla decisione. Adatta il tuo tono principalmente a quel lettore o ascoltatore. Nel creare il tuo messaggio, considera anche l'atteggiamento del pubblico principale nei confronti del tuo argomento.
Estendi la buona volontà agli altri
Creare buona volontà migliora la tua immagine e l'immagine della tua piccola impresa. Il tuo atteggiamento durante le interazioni può promuovere la buona volontà o eroderla.
Puoi dimostrare buona volontà considerando le preoccupazioni del destinatario del messaggio, concentrandoti su ciò che il destinatario vuole sapere e proteggendo l'ego del destinatario. Questo è chiamato l'approccio "tu-attitudine". Per concentrarti sul ricevitore, cerca di eliminare "I". Ad esempio, dire "Il tuo ordine è stato spedito lunedì" è meglio di "Ho spedito il tuo ordine lunedì".
Positivo vs negativo
Un atteggiamento positivo nella comunicazione aziendale aiuta anche a costruire la buona volontà. Enfatizzare ciò che è giusto in una situazione o cosa si può fare invece di ciò che non può essere tiene a bada la negatività.
Quando un messaggio deve contenere cattive notizie, fornire un motivo o un valido rivestimento positivo. "Comunicazione aziendale: costruire abilità critiche" consiglia di evitare la parola "tu" e ammorbidire un messaggio negativo utilizzando la voce passiva. Ad esempio, invece di dire "Non sei riuscito a soddisfare i criteri", potresti scegliere "I criteri non sono stati soddisfatti".
Fai attenzione al contesto
Il contesto può cambiare l'atteggiamento percepito di un messaggio in modi drammatici. Negli affari, le dinamiche di potere devono essere considerate quando si crea un messaggio.
Comunicare con un superiore richiede maggiore cortesia e formalità rispetto a quanto useresti con i colleghi. Lo stesso vale quando comunichi con persone che non conosci bene e i tuoi anziani. Usa titoli di cortesia - Sig.ra e Sig. - e cognomi. Trasmettere un atteggiamento rispettoso tra le culture può richiedere ricerca, poiché gli standard di cortesia differiscono.
